A.Opis posla
Administrator Biroa odgovara menadžeru finansija i administracije (BFA) i u stalnoj je komunikaciji sa šefom Biroa. Osoba na ovoj poziciji odgovorna je za administrativne i kancelarijske poslove Biroa i njegove zaposlene.
Kao takva, zaposlena osoba osigurava najbolju moguću administrativnu i operativnu podršku šefu Biroa, direktoru Servisa i novinarskom osoblju u radu i ispunjavanju misije RSE.
Administrator Biroa je odgovoran za kreiranje okruženja koje podržava efikasan rad, osiguravanje usklađenosti lokalnog zakonodavstva sa pravilima i procedurama RSE/RL, vrši izvještavanje o poslovanju Biroa i odgovara svim relevantnim odjelima, kao što su BFA, CPO, HR, marketinški, tehnološki i drugi odjeli, na vrijeme i na odgovarajući način.
Daje podršku šefu i direktoru po pitanjima vezanim za financije/platni spisak, pitanja koja se odnose na ljudske resurse, pravna pitanja vezana za RSE/RL, tehnologiju, sigurnost/bezbjednost i sva druga pitanja po potrebi.
B. Odgovornosti/Obaveze
UPRAVLJANJE UREDSKIM I ADMINISTRATIVNIM POSLOVIMA / NABAVKE
- Pomaže šefu Biroa i direktoru Servisa u pitanjima vezanim za finansije/isplate, pitanja koja se odnose na ljudske resurse, pravna pitanja vezana za RSE/RL, tehnologiju, sigurnost i po potrebi drugo.
- Osigurava odgovarajući nivo inventara kancelarijskog materijala, kontroliše i nadgleda upotrebu istog.
- Organizuje kupovinu opreme na lokalnom nivou i uspostavlja kontakt sa dobavljačima.
- Organizuje poslovna putovanja za osoblje koje radi van Biroa.
- Radi na odabiru finansijski najpovoljnijih rješenja u svim poljima rada Biroa.
- Radi na različitim pitanjima vezanim za sigurnost u saradnji sa korporativnim odjelom za sigurnost.
- Radi na koordinaciji sa servisom za distribuciju pošte, po potrebi organizuje slanje i isporuke.
- Prema uputama odjela za tehnologiju u Pragu i u saradnji sa inžinjerom/šefom Biroa/direktorom Servisa i BFA, pomaže pri organizaciji aktivnosti vezanih za održavanje ureda (s tim u vezi) različite nabavke i renovacije.
- Održava operativnu vezu sa ostalim osobljem RSE/RL (BFA, Odjel za ljudske resurse, Sigunost i sl.).
- Nadzire rad administrativnog osoblja, ako je moguće, vrši koordinaciju menadžerom BFA.
FINANSIJE/CENTRALNI IMOVINSKI URED
- Odgovara za sve aspekte finansija Biroa, uključujući računovodstvo i ispate plata, pod vodstvom menadžera, BFA.
- Odgovara za upravljanje gotovinom u Birou i za održavanje bankovnih računa. Osigurava blagovremene i tačne isplate dobavljačima, isplatu plata, poreze na plate (uključujući i isplate za penziono, socijalno i zdravstveno osiguranje) i bilo kakva druga plaćanja koja zakonska obaveza Biroa i zaposlenih.
- Održava finansijsku evidenciju, uključujući i prikupljanje i arhiviranje svih računa i naloga za plaćanje. Također osigurava blagovremeno izvještavanje o računima Biroa i finansijskim transakcijama odgovarajuće lokalne vlasti i/ili druga zakonodavna tijela, kao i odgovarajuće odjele u RSE/RL.
- Radi direktno sa osobljem za računovodstvo u Pragu, prema instrukcijama menadžera kako bi omogućili jasno, tačno i blagovremeno informisanje o finansijama, kao i osiguranje da Biro ima adekvatno finansiranje za nastavak operacija.
- Prema instrukcijama CPO u Pragu i uz znanje BFA, održava inventar imovine kompanije, kao i bilježenje i obradu odlaganja iskorištene ili zamijenjene imovine.
- Održava stogu povjerljivost po pitanjima odjela za ljudske resurse i finansija koje tiču operacija i operativnog rada Biroa, osoblja, naročito vodeći računa o informacijama koje se tiču plata i isplata.
KADROVSKA SLUŽBA
- Pomaže u selekciji kadrova i učestvuje u raznim aktivnostima odjela za ljudske resurse/kadrovsku službu, poput pomoći pri snalaženju novih zaposlenika, administracije oko ugovora, i ostalih procesa za podršku pri zaposlenju, pod administracijom i nadzorom direktora Servisa, BFA, i Odjela za ljudske resurse/kadrovsku službu u Pragu.
- Održava i prilaže informacije o prisustvu zaposlenika i ostale lične evidencije direktoru Servisa, šefu Biroa, BFA, i Odjelu za ljudske resurse/kadrovskoj službi u Pragu.
- Pruža podršku (svu potrebnu) kod obuke i treninga zaposlenih na svim poljima, uključujući poslove novinara, engleski jezik, treninge vezane za tehničko i tehnološko osposobljavanje, LibertyNET i sl.
ZAKONODAVNO-PRAVNO USKLAĐIVANJE
- Zaposleni ima obavezu biti u toku sa odgovarajućim lokalnim zakonodavstvom (finansiranje, rad, i drugi zakoni od važnosti za Biro) blisko sarađivati sa BFA i pravnim odjelom, te obavještavati pravovremeno šefa Biroa i direktora Servisa kao i sve ostale relevantne odjele RSE/RL o izmjenama vezanim za zakon i pravna pitanja.
- Prema uputama menadžmenta RSE, BFA i pravnog odjeljenja uspostavlja vezu sa lokalnim vlastima, pravnim konsultantima i drugim profesionalnim tijelima i ustanovama kako bi osigurao usklađenost statutarnih zakonskih zahtjeva.
- Prema nalogu menadžmenta RSE, BFA, pregovara o zakupima i sarađuje sa vlasnicima blisko sarađujući s BFA, pravnim odjelom vezano za ugovore i druge usluge.
- Pregovara o ugovorima za lokalne usluge i blisko sarađuje sa BFA, prema instrukcijama menadžera BFA.
- Učestvuje u razvoju pravilnika i procedura RSE/RL i radi na njihovoj implementaciji u Birou.
- Osigurava da dokumenti Biroa budu u skladu sa internim smjernicama i drugim značajnim odredbama.
OSTALA PODRŠKA U BIROU
- Poznavanje RSE/RL operacijama u središtu u Pragu (jezički servisi) i da je u mogućnosti da odgovori na vezane upite.
- Da je svakodnevno u kontaktu sa javnosti, da predstavlja Biro i odjel na ljubazan i način koji će biti od pomoći te da radi pozitivnom ugledu i reputaciji Biroa i RSE.
- Aktivno doprinosi pozitivnom i podsticajnom radnom okruženju.
- Podstiče otvorenu komunikaciju između novinarskog i administrativnog rada u Birou.
- U slučaju operativne i/ili izvršne potrebe, preuzima i druge obaveze ako budu dodijeljene.
C. Osnovne kvalifikacije
Obrazovanje:
· Visoko obrazovanje
Iskustvo:
· Iskustvo u uredskom poslovanju/poslovnoj administraciji,
· Iskustvo u računovodstvu/isplatama plata i honorara
Posebne vještine:
· Razumije i ispunjava potrebe korisnika (interno/eksterno)
· Radno znanje engleskog jezika, minimalno srednji nivo poznavanja jezika
· Poznavanje zakonodavstva zemlje u kojoj se Biro nalazi.
· Aktivan rad u MS Office paketu programa
· Sposobnost da nauči nove sistema i aplikacija,
· Sposobnost da radi sa minimalnim nadzorom i određivanje prioriteta za više zadataka,
· Pouzdanost, tačnost, obraćanje pažnje na detalje i sposobnost rada pod pritiskom,
· Interpersonalne i komunikacijske vještine, uključujući diskreciju
· Sposobnost rada u timu.
Ukoliko ste zainteresovani za ovaj konkurs, molimo vas da pošaljete svoj CV i cover letter i da se prijavite putem linka dole:
